致道景观转型秘诀:信息化思维,让工程管理的效率光速进化

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随着新兴企业和互联网对行业的冲击,企业粗放、传统的管理方式显得越来越力不从心,正因如此,越来越多的企业开始了数字化、信息化转型,希望从管理上全面提升企业的效率,来应对发展中的各种不确定因素。

市场上的数字化管理工具很多,如何选择才能让企业快速实现数字化转型?特别是既缺人才又缺资金的中小企业,如何在数字化转型的道路上不踩坑、不上当?既能小成本试探、又能立竿见影的看见效果?这些问题,成为众多准备转型的企业管理者们共同的关注点。

古人云:“他山之石,可以攻玉。”事实证明,同行的成功经验或者教训,可以让我们少走弯路,如果您也正在考虑这些问题,那么深圳市致道景观有限公司的数字化转型经历,或许具有一定的参考价值。

(ZEN致道景观)
深圳市致道景观有限公司(简称:致道景观 英文名ZEN)成立于2002年,是一家集园林景观设计、园林施工、工程施工、苗木种植等产业链于一体的综合性园林景观公司。目前,公司在南京、上海分别设有子公司。

多年前,在以PC为王的时代,致道景观公司办公基本靠人工+PC,为提升公司内部的协同效率,公司引进了一套OA办公系统(费用约为五六万),将原来大量线下人工操作的、重复性的基础工作都搬到了OA上。

投入使用后,渐渐发现,OA的有些功能并不能完全使用上,另一方面公司内部的很多场景OA也不能覆盖到。

像财务统计和报销这块,还是以费时费力的人工统计、面签为主,随着外地项目和员工出差比例的增多,每到月底,员工报销单及供应商付款单都像潮水一样涌向财务部,让财务的工作量暴增。

传统的财务管理方式,显然跟不上公司的快节奏,为了提高效率,改变现状,公司计划再引进一套财务相关的系统。于是便有了与松鼠云的际遇。

公司一名高管向朋友打听:市面上有什么比较好用的财务管理系统。朋友了解事情原委后,当即就推荐了松鼠云,皆因他自己的亲身使用经历。致道景观的这名高管,被其中几个关键点打动了:松鼠云的灵活性极高,企业可以根据自己的管理特征,自由搭建管理系统,不止是财务系统,市场常见的OA、进销存、CRM、ERP等都可以搭,一套顶多套,性价比非常高。

抱着试一试的心态,那位高管在钉钉应用市场找到了排名靠前的松鼠云,短暂的试用后,感觉十分契合预期,于2018年4月,公司正式引进了松鼠云。

线上财务管理系统,自带校验和判断功能

按照公司财务工作流程,公司在松鼠云上搭建出了“独家定制”的财务管理系统。
费用报销的表单中可设置相关的校验和判断功能,自动检测报销金额的阈值以及提交报销凭证的格式,设置好审批流程即可触发线上审批流程。自此员工不必再等到月底回公司整理报销。

(费用报销表单设计)
用款在线申请,审批流程智能触发

在用款申请上,不同的费用会因为用途、金额、部门等涉及到不同的部门和财务人员,所以申请上有一个相对复杂的流程。

像以往,申请人需要到各部门去找对应的负责人,有时候还找不到,全部流程走下来,过程十分漫长,所以申请人有时会自己垫资再报销,但遇上个人资金有压力时,事情多半都会被耽误。

申请流程上线后,系统会自动根据费用需求,触发相应的审批流程,在线通知相关审批人,且流程清晰、方便快捷,员工即时远在异地也能及时收到款项,让项目顺利推行。

(用款申请流程设计)
施工日志异地提交,领导轻松掌控全局

公司在全国各地,每天都有不同的项目在同时进行,身为领导如何在第一时间了解各地的项目进展呢?往期公司总借助聊天系统,群内发布现场图片,但是信息太过零散,刷新太快,整理起来十分费劲。

将工程项目管理搬上松鼠云后,员工可以在异地提交施工日志,附上现场最新图片,需要领导裁夺的事情可以触发线上审批流程,这样一来,领导可以第一时间在线了解各个项目的工作进度,有问题及时处理,且工程相关的所有信息资料都可在线搜索查看,让领导轻松掌控全局。

(工程项目管理)
管理应用随心搭建,覆盖场景越来越多
截止目前,致道景观使用松鼠云已超过两年半,除了最初搭建的财务报销系统、工程项目管理之外,公司很多工作场景也陆陆续续借助松鼠云搭建了数字化管理应用。如材料进销存系统、印章管理系统、人力资源系统、资产管理系统、营销管理系统、供应商管理系统等。

公司的众多管理场景里,除了部分会议必须线下碰面讨论以外,各种复杂的管理场景中,松鼠云基本上可以覆盖到70%以上,之前的OA系统也逐渐被松鼠云所替代。

(公司搭建的其他应用展示)
致道景观公司领导曾表示:“既然用上了松鼠云,就要把公司的管理场景都加进去,加强公司信息化建设,用数字化提升管理效率。”目前,公司每过几个月都会召开信息会议,各部门会提出一些工作中遇到的管理问题,看能否借助松鼠云来搭建新的应用管理,或优化改进之前的管理流程。目前,各类管理应用还在不断增加。

松鼠云,帮助企业结合自身行业特点,在企业前瞻性的管理规划下,对传统的管理模式进行创新和重塑,通过新一代低代码数字技术的运用,构建一个全场景、全连接、全数据打通的的数字化世界,让企业以高效的管理优势获得更大的竞争优势
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