年销售额近2亿化工贸易企业,进销存管理是怎样做到实时高效的?

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年销售额近2亿化工贸易企业,进销存管理是怎样做到实时高效的?
今年4月,一家传统化工贸易企业悄无声息中实现了数字化。

武汉市鑫民族化工有限公司(以下简称鑫民族化工)是一家集化工产品贸易、物流、仓储为一体的综合型企业,有专业的危化品仓储物流基地,经营醇类、苯类、酯类等产品并从事危化品仓储、运输服务。2019年各类商品年销售额超过1.8亿元人民币。
(鑫民族化工的前台)
但靓丽的数据却掩盖不了内部管理上的问题,库存报表人工编制、单据靠邮件传输、重要资料靠纸质留存等等,这些问题无一不困扰着公司管理层,直接造成的后果就是进销存管理混乱、员工效率低下。

因此,要想企业再上一个台阶,就必须尽快实现公司内部的数字化管理。

面临的困扰:进销存管理实时性差
作为一家传统贸易化工企业,鑫民族化工的业务涵盖贸易、物流和仓储,以进货、销售、管理为核心的进销存管理就成为重中之重,但问题也恰恰出现在这里。

“之前我们公司的库存报表都是人工编制,每天下午5点统计完数据之后,再把库存表发到QQ群”,鑫民族化工的业务经理张刘铭说道。因为库存表不是实时统计,公司管理层和销售人员不清楚库存状况,而导致经常超卖或断货的情况。

(仓库实景)
在销售和仓库管理沟通上,也同样存在实时性差的问题。

张刘铭举了一个例子,之前有开单员在开出单据之后,通过邮件的方式传输给仓库,但仓库方面因为种种原因没看到,最后导致商品漏发。但即便偶尔及时查看了,也很难保证每次都能做到高效处理。

除此之外,在资料留存方面,开单员开出的销售单还是以纸质方式给业务员留存,这对公司而言,不仅浪费纸张,而且后期查询效率低下。

(停靠在仓库的运输车)
公司管理层曾试图通过使用某款进销存管理软件来缓解现状,但试用了一段时间后发现效果微乎其微,距离管理层想要的高度定制化在线进销存系统,还差很远。张刘铭表示很无奈,“没多少用途,只能当一个制单、开单软件使用,不是我们想要的。”

直至今年4月初,张刘铭在钉钉应用市场发现了松鼠云,这才让事情有了新的转机。

转机来了:实时高效的进销存管理系统
在未真正使用松鼠云之前,张刘铭只是抱着试一试的心态,甚至因为之前某软件而受到的打击,对松鼠云能否给公司带来管理上的帮助,并不抱多大希望。然而,真正使用松鼠云并看到公司由此在进销存管理上的进步后,他不禁感叹:选松鼠云,选对了!

通过松鼠云,张刘铭完成了4大模块的搭建,分别是实时控价表、线上销售单、实时库存表和数据报表。

在过去,当产品价格发生变化时,往往要人工通知业务员,但现在,利用实时控价表,可以实现产品单价发生变动后,及时以钉钉通知的形式发送给各个业务员,帮助业务员及时掌握单价,以免出现丢单或低卖的情况。

(实时控价表的通知)
在线上销售层面,过去开单员和仓库方面不能实时沟通,导致漏单时有发生。但如今,线上销售单模块的搭建上线,让开单员开出销售单之后,仓库人员可以实时看到并直接打印。同时仓库管理员开具出入库单据后,前方业务部也可以直接收到信息,单据流转效率得到极大提升。

另外,线上销售单模块还提供了查询功能,开单员可直接在松鼠云系统中查询,支持添加各种过滤条件。

(线上销售表)
在实时库存表上,则摒弃了落后的人工编制,借助松鼠云实现了开单后库存的实时增减,业务员可以随时掌握库存情况,防止发生超卖的情况。

(实时库存表)
张刘铭补充道,“在库存表中还设置了预警功能,方便进货人员掌握进货时机,避免出现断货现象。”

(库存预警)
凭借松鼠云高度自定义化的模块,轻松搭建了鑫民族化工所需要的实时高效进销存管理系统。但松鼠云能做到的,却远远不止这些,例如还有让张刘铭最兴奋的数据报表模块。

“根据销售单数据以及出入库数据,可以及时生成销售额和进出库数量数据报表,还能细化到各个库区、品种的销售情况,这对管理层调整销售定价策略,以及调整拿货量和时机都很有帮助。”

(数据报表)
其实,鑫民族化工遇到的问题并不属个例,在中国有千千万万这样的化工贸易企业,亟需实时高效的进销存管理系统。松鼠云能做的,不止是一款管理系统,更能根据企业的业务需求,灵活打造各种场景。

由此可见,数字化加持下的化工贸易企业正爆发出远超此前的澎湃能量,更具有意义的是,这其实已经打造出了一个值得全行业学习借鉴的化工贸易数字化形态的优秀样板。
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