华楷实业:工作效率提升25%以上,数据统计准确率达99%

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华楷实业:工作效率提升25%以上,数据统计准确率达99%
凌晨1点,一位出差到杭州的运营经理走出萧山机场,叫了一辆滴滴前往预订好的酒店。在这短短10分钟的车程中,他拿起手机打开松鼠云页面,动动手指就处理了十几个待审批通知,并通过查看下属的日报,了解到当天各条业务线的进展情况。

在过去看起来似乎不可能实现的高效工作方式,却是目前广州华楷实业有限公司(以下简称“华楷实业”)用了松鼠云之后的真实状况。

华楷实业总经理邹显达说道,“经测算,公司整体工作效率至少提升25%以上,数据统计准确率也达到99%以上,另外1%只是人为错误。”

数字变化的背后,华楷实业是如何做到的?松鼠云真的有这么神奇吗?

(华楷实业公司前台)

忆往昔:流程不清晰、进销存管理难

华楷实业是一家经营商超、连锁企业配套消耗品及服务的民营企业,产品主要分为智慧设备、商务礼赠、办公用品、五金用具、清洁用品、陈列道具、营运物品、后厨用品等。目前产品已销售到国内主流的商超平台。

作为一家贸易公司,它的业务流程主要集中在两条线,一条是客户发起订单,公司接单后启动业务流程,另一条是公司为应对接下来可能会发生的销售,主动备货。

但无论是哪一条业务线,都绕不开进货、销售、库存统计及管理、财务收支款项,也就是常见的进销存和财务收支款项管理。

邹总说,“当时的问题主要是流程不够清晰,没有形成一个规范的流程审批,另外无法在办公室以外的地方处理相关审核工作。”

他举了一个例子,之前有一个运营经理出差外地,审批工作就几近停滞,因为他连业务的进展情况都看不到,更别谈及时处理了。

针对这些存在的问题,邹总主动在市场上寻找合适的进销存管理系统,但结果却不如人意,多次尝试,也没有找到合适的解决方案。

原因在于,当前市场的管理系统普遍成本高,而且扩展性低,如果购买回来,等同于高价买了一个随时过时的模板,性价比非常低。

邹总只能继续寻找,但时间不等人,对华楷实业来说,落后的进销存管理系统与公司业务增速不匹配,如何找到一个方便使用且扩展性强的系统,很快成为公司的首要目标。

看如今:完美适配的进销存管理系统

2019年8月购买了松鼠云服务,9月立马投入使用,华楷实业以迅雷不及掩耳之势,就把松鼠云应用于实际业务之中。但实际上,华楷实业选择松鼠云也是经过仔细对比的。

邹总说,“当时主要考虑到能在钉钉系统里面融合使用这个系统,经过对比选择了松鼠云SaaS服务。”

因为华楷实业本身有使用钉钉,松鼠云是在钉钉上的应用之一,所以公司组织架构可以直接导入到松鼠云上,减少重复工作,权限也可以快速设置。

选择松鼠云的最根本原因是,松鼠云给华楷实业提供了一个无可挑剔的进销存管理系统,并且能对系统进行功能拓展,实现个性化定制。

(华楷实业用松鼠云搭建的进销存管理系统)

以客户发订单启动公司业务流程为例,当业务接单后,便会启动销售订单流程,业务经理会进行审批,如果审批通过,会自动抄送给采购和财务。

采购一旦接到通知,就启动采购订单,由主管负责审批。审批通过的结果会抄送给财务和仓库主管。

待供应商发货后,采购启动入库流程,仓库主管就可以根据通知进行入库操作。

(从左到右,分别是销售订单、采购订单、采购入库)

之前一直饱受诟病的财务收支款项问题,也通过松鼠云得到了解决。过去依靠人工统计,不仅容易出错,而且审批花费时间长。

而现在,付款单由采购发起,经采购主管审批通过、财务审批执行,即可完成流程。收款单则是经由财务对账,到业务人员审核,再到财务开票、收款,最后以通知形式告诉业务经理,所有流程都按规则走,每一步操作都有迹可循。

(从左到右,分别是付款单、收款单)

邹总说,“现在各部门的工作井然有序,部门之间协作也顺畅多了,哪怕领导出差,他也可以及时处理审批工作,丝毫不耽误项目进度。”

(审批通知)

松鼠云给华楷实业带来的帮助是实实在在的,有着严谨态度的邹总,还对效率提升做了测算,结果就是公司整体工作效率至少提升25%,数据统计准确率达到99%以上。

写在最后

对贸易公司而言,他们更愿意为之付费的,是那些了解他们需求的,真正对他们业务有帮助的产品,而非市场上模板老旧、场景单一且价格昂贵的管理软件。

而松鼠云因其简单易用、灵活性强的特点,正好契合了贸易公司多样化的业务场景。采访中,邹总说了一句意味深长的话,“用了松鼠云,减少了App的个数,使用简单方便。”这其实也是对松鼠云的一种莫大认可。
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