探访:一外卖企业年销5000万只小龙虾的管理秘诀

探访:一外卖企业年销5000万只小龙虾的管理秘诀 ,松鼠云论坛
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东南网财经频道报道:

一年销售5000万只小龙虾,位列外卖平台销量第一,单日最高交易额达到300万元。


看着这些令同行羡慕的亮眼数据,知名互联网餐饮品牌秘觉外卖的管理层在短暂的兴奋过后,很快冷静下来。


因为在这过去的6年时间里,秘觉外卖一直以令同行羡慕的业务发展速度奔跑,原有的管理模式已难以适应,一些管理问题日渐凸显,由于所处的行业与供应链息息相关,采购管理、多门店管理、车辆管理等头等问题,正亟待解决。


原采购审批常出错,管控执行难到位

疯狂的小龙虾俘获了全国吃货的胃,而要说到小龙虾外卖餐饮市场的“扛把子”,秘觉外卖肯定榜上有名。


秘觉外卖成立于2014年,主打小龙虾外卖餐饮市场,第一年开设4家门店,第二年就成功占据福州各大外卖平台销量榜首,月销售额突破300万。到第三年,获得了饿了么和绝味食品投资。然而,加速发展的背后,却是对原有管理模式的进一步挑战。


起初,钉钉审批流程作为公司采购工作的业务开展工具,但由于采购工作不仅需要对内多方协作,也需要对外和供应商协作。面对这样的需求,钉钉审批只能单向直线的流程远远无法解决管理层所在意的多部门协作问题。

在实际采购过程中,审批流程也极容易出错。“采购的申购审批过后,实际情况和审批会有差别,比如申购审批是一个内容,而实际却是另一种情况。”秘觉外卖负责人抱怨说。


打个比方,公司的采购人员进行审购时,假如某产品数量100、金额10,到仓库后,实际的情况可能会有些变动,其产品的数量或金额不是100或10。这个时候仓库就要各种汇报和情况说明,而且申购如果多了,仓库并不能很直观的知道,造成很多审批与实际不相符的错误情况。


除此之外,采购审批流程中,财务的打款信息不能直观展示,也经常出现执行不到位的情况。


秘觉外卖负责人说,“当时的一个申购流程,审批其实时间也很短,主要是不停的错,实际到库审批数据与线上发起的不符,最后导致执行不到位,各种出错。”


这样的情况下,公司财务也无法准确获知每笔采购审批单的真实金额,采购、仓库、财务三个部门就需要在微信群里不断的沟通,反复确认后的财务打款信息也不能直接在流程上展示出来,前期的金额询问与后期的金额比对都落到了微信群,沟通的不便也让执行难以到位。


200多家加盟店,统一的卫生防控检查是难点


在对外管理方面,目前秘觉外卖约有200多家加盟店,分布在全国各地,加盟店的卫生防控检查由公司总部的市场部负责。


任务虽重,但是一味的增加人力会造成成本高企,人数繁多缺乏管理,也容易出现执行标准不到位的情况。


秘觉外卖除了有餐饮公司外,还有一家秘觉仓储公司,主要是为线下门店配送各类食材、调料等原材料,其物流配送环节中有一点难以精准管理,这便是车辆加油卡的使用情况统计,另外,车辆使用人员需要加油时,还往往借不到加油卡。


以往,加油卡的报账都是通过电话或微信,零散的信息,需要公司财务花费大量时间收集,最后,财务人员再利用Excel去分析计算,加油卡的流转和使用情况记录,由于涉及到公司的财务预算,数据的精准性十分重要,但这样的工作方式却无法做到。


对内原审批容易出错,对外管理难统一,这两大难题深深困扰着秘觉外卖管理层。


用了松鼠云后,现在出错率为0

“如果说错误率的话,以前的错误率至少是80%,几乎都是不合格的,而且员工也更加容易钻空子。现在部门协作的错误率是0,所以提升不止一点点。” 秘觉外卖负责人激动说。

而出现这个巨大的转变,就是在使用了松鼠云之后。


通过松鼠云丰富的组件、可视化的界面设计、灵活的业务规则配置、强大的数据分析和报表展示功能,秘觉外卖搭建了采购流程管理、加盟店卫生检查管理、加油卡管理等应用,此外还成功打通了本地ERP系统。

松鼠云流程引擎的子流程可实现多分支多走向的审批,在流程设计面板设定好流程之后,系统会根据既定的流程规则自动串联不同的人员/部门,实现在流程周转中,让不同人员/部门参与到流程中的协作,如:对流程评论、@人员等,多部门协作不用再次分割到不同的小组会话群进行,极大提高了跨部门协作的效率。


申购的条件比如有货到付款,款到发货。货到付款的申购审批过后,就会流转至仓库流程,仓库根据申购的情况,进行实际入库,入库流程过后,就会自动流转至财务的付款流程,而财务就可以根据实际的情况,进行付款操作。


(从左至右:申购单流程、入库流程、申购付款流程)

一个部门处理完了后,会自动发起子流程,系统会根据不同的流程自动通知到不同部门的相关人员,接到通知后,部门人员现在要做的事情很简单,每天打开钉钉,看松鼠云就可以处理自己要做的事情。


在梳理了流程之后,财务部门看流程数据也更加安心,流程审批带评论免去了微信群频繁的款项确认工作,流程中的财务打款信息在各部门的权限范围内可见。在协作的同时,也保证了流程数据的准确性。


(从左至右:申购审批通知、仓储入库通知、财务付款通知)

线上采购流程的效率在得到了极大的提升之后,秘觉外卖还通过松鼠云成功打通了本地ERP系统,实现采购、入库、财务三个环节数据的互通互联。


本地ERP上的供应商信息、产品信息等与松鼠云打通,采购申购后,到了仓库入库的环节,仓库只要对松鼠云的实际入库进行审批,通过后,就会生成ERP进货单和入库单。


线上线下数据的实时同步更新,让远在外地的管理层和员工通过手机也可进行办公,移动办公跨越了时间和地点的障碍。


(松鼠云与本地ERP的互通)

为了应对采购过程中产品和供应商等变化,秘觉外卖启用了另外一个流程,如果新增产品,或者产品变动,或者增加供应商,也可以走松鼠云的审批流程。


当审批流程通过,产品和供应商的增加变动都会同步至本地ERP,这样采购人员发起的申购流程也会自动完成相关数据的更新。


(申购流程信息自动同步至本地ERP)

线下多门店卫生防控管理,通过松鼠云线上管理原来可以这么简单


通过松鼠云的表单引擎和业务规则配置,秘觉外卖业务管理人员在少量的开发技术协助下,自主完成了加盟店卫生检查业务模型的数字化,借助松鼠云实现门店卫生和食物安全考评量化。


所有营业门店每天需拍摄记录门店卫生和员工体温情况,提交表单供市场部审核评分。通过拍照记录考评量化的形式,让秘觉外卖有效管控旗下门店食品安全。



(加盟店卫生检查管理)

除此之外,只需一张表实现了油卡管理的自动化。


升级以往人工报账和Excel统计的方式,福州秘觉外卖运用松鼠云搭建了油卡加油流程系统。比如录入油卡信息、车辆信息,加油流程发起后,领卡人只需登记消费金额、车辆信息、消耗里程等信息,油卡使用明细信息会自动更新到油卡使用汇总表中。


这样,管理层就能看到公司车辆每一次加油的时间、金额以及各类油卡消费情况,免去财务做账的复杂中间环节,避免了手工做账的数据错误问题。


(油卡加油流程管理)


最后,商业传奇杰克•韦尔奇曾说,“如果你想要车快十公里,只需要踩一脚油门,如果想让车速提高一倍甚至几倍,那就要换一个轨道。”


对古老而又传统的餐饮行业来说,不仅要做到“味道好”,而且随着数字经济的到来,餐饮企业数字化改革,正从被动势能逐渐成为新的动能,甚至有可能在未来成为弯道超车的方式。


站在中小企业身边的松鼠云,正凭借其自由灵活、功能强大的表单设计器、流程引擎、数据仪表盘等核心功能, 正好可以为餐饮企业提供数字化转型升级方案,帮助传统餐饮行业切换到数字化的新轨道。

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