报销慢、单据多、面签难?苏州帝航在线报销系统如何提效90%

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报销慢、单据多、面签难?苏州帝航在线报销系统如何提效90%

“啊,发票丢了”

“这个报销单麻烦撕了重贴,单子重填下!”
“又双叒叕要垫资,上期报销啥时候下来,亚历山大啊!”
……
传统报销中“流程长、报销慢、报不断、理还乱”的现象总是层出不穷,串联在其中的各方人员,可谓积怨已久,如果你们公司采用的也是“手写手贴面签”的传统报销形式,那上面的情况估计不会陌生。

从企业发展角度看,如果企业一直缺乏科学、严谨且具有预见性的报销费控管理,使日常费用申请和报销类目时常处于杂乱状态,长此以往,企业的效益一定会大受影响。

作为一个拥有十余年发展历史的安全防护产品服务商,苏州帝航防护设施有限公司(下称“苏州帝航”),由于员工大部分的项目任务都在外地执行,在使用松鼠云以前,常常深陷报销费控的“报不断、理还乱”中,对企业的效益的影响更是深有体会。

(苏州帝航)
苏州帝航成立于2008年,公司主要从事栅栏、阳台护栏、市政护栏、道闸等防护产品的研发、生产、销售。


随着公司业务范围的扩增,目前员工人数增至800多人,产品远销全球20多个国家和地区,国内业务覆盖了近三十个省市、自治区,拥有几百家分销、代理机构。

由于公司业务服务范围广,每个项目实施过程中会牵扯到的人员十分庞杂,且服务中很多工序都得在项目地完成,如投标、量尺、下单、收货、安装、工人结算等,为了加快各个项目的服务质量及交付效率,公司采取的是项目制,即项目经理带领项目小组在异地进行项目推荐及现场作业,期间项目相关负责人会承担一定的垫资任务。

(苏州帝航地产防护围栏项目图示)
在某些项目上,特别是房地产的装配项目,项目时长少则几月多则半年以上,而项目人员只能等到每个季度回公司做项目汇报时,才能带着攒了几个月的报销单找领导签字报销。

财务的工作量会在季度会议那几天暴增,事多易生乱,有些单据财务无法详细核对,错漏时有发生,后面的排查及复核工作让财务苦不堪言;另一面,碰上某位领导恰好那几天不在,报销及申请就得搁置一段时间;即使顺利过签,报销款项的下达时间也比项目负责人的预期要更长一些。

长期以来,财务面临着海量的报销单,项目负责人承受着巨大的垫资压力,公司方在项目结算的时候却也很难统计出每个不同项目的费用成本,导致之后的某些决策很被动。

‘变则通,通则久’。市场风云变幻,企业未来想更好地适应市场,需要从自身进行改变。”这是帝航集团董事长彭操坪在公司致辞上说过的话。在运营管理上,苏州帝航也一直在积极的建设公司大数据库,并引进国际知名的ERP管理系统,希望真正实现企业的全面数字化、精细化管理。但在费控管理这块,已购进的ERP系统因配置不够灵活,新增开发的话成本会很高,所以报销及结算的管理问题一直未被解决。

公司曾在费控管理市场上探索不断,或是因为性价比低、或是因为体验感差、或是因为灵活配置性能差……贴合自身需求的报销费控解决方案一直未找到,直到2018年,在钉钉市场中遇到松鼠云,苏州帝航才开启报销费控数字化管理的“加速度”。

项目下单,从线下回传到线上申请

在等甲方通知项目组进场后,项目人员会根据现场测量产品的实际尺寸跟公司订单部下订单,在使用松鼠云前,项目人员总是通过微信聊天记录或者电话将项目上的下单数据信息传回公司,这块信息的准确度把控很差,但也没有更好的办法。

使用松鼠云后,在线上下单,走审批流程,可以让项目人员根据合同信息,经领导审批确认之后再下单,从而达到有效管理,防止项目上出现下单量超过合同签订量的问题,有效控制公司资源及资金的浪费。

(项目线上下单申请)
在线报销,外地项目组员报销不再等
远在外地的项目组员,再也不用等到季度会议的时候,拿着一大堆报销单挨个整理、填写、贴单,再层层审批。

项目报销类型分项目型和非项目型,项目组员可以实时在线填写报销单。报销单提供自动校验功能,从源头规避了很多不规范的填写方式,免去了过去因报销单格式问题,被财务反复打回的现象。上传单据凭证后,即刻提交申请,实时整理报销,时效性至少提升90%以上,且减轻了报销人员和财务人员双方单据保存和整理的负担

(在线填写报销单)
报销审批在线,实时提醒领导流程审批
报销申请提交后,领导打开手机就能看到待审批的消息,且报销信息清晰规范,随时随地都可以云审批;审批通过后,流程会自动流转到财务部,整个过程化繁为简,分散了财务堆积在季度的工作压力,让企业实现快速审批、极速报销

(审批流程截图)
费用在线申请,缓解组员的垫资压力
项目人员安装完产品后,会向公司申请安装费,公司也会向甲方确认安装进度并请款,以往公司总等项目人员回司核对安装数量后,才能进行组员结款及甲方请款,跨季度时间太长,这导致了公司回款不及时的问题,用松鼠云线上费用申请后,金额和联动报表的数量信息一目了然,大大缩短核对及费用批复问题,不仅及时的缓解了项目组员的垫资压力,还让公司资金回笼更及时。

(安装费用申请单)
单据数据留底,随时随地一键核查

历史报销单据全程有迹可循,自动关联报销凭证,流程责权到人,清晰的数据信息帮助领导快速核查,使企业财务报销及申请效能全面升级,让项目决策有理有据。

(报销明细表)
有人说,企业费控管理问题增加几个财务不就解决了,不行再加几个数据分析师,先不说人力成本,约瑟夫·熊彼特曾说过“你不管把多少马车连续相加,也绝不能得到一辆火车”,好的数字化管理工具,可以将预算计划、记账、报销、申请等环节全面打通,让管理实现数字化、规范化、流程化、自动化,真正做到面向业务做费控,实现企业费控的管理闭环。

目前,苏州帝航不仅利用松鼠云实现报销费控“加速度”,还利用松鼠云的高度灵活性,自主搭建了采购管理、生产进销存、工程管理、资产管理等管理系统,相信未来苏州帝航会利用松鼠云搭建更多自适应的管理场景,实现了企业数字化管理的全场景打通。
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