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工程项目管理难?看西安齐万如何自建系统提高管理效率

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项目背景和客户痛点
工程项目管理难?看西安齐万如何自建系统提高管理效率
2020年春节期间这场疫情,对以线下施工为主的建筑业造成了不容忽视的影响。对建筑企业而言,应政府部门要求停工,工期延长已成定局。面对疫情冲击,对于在建项目来说,工人管理、安全管理、成本核算管理等等,都是企业必须要考虑的问题。

那么,建筑企业如何加强工人管理?如何确保建筑施工安全?优秀的企业早已率先领跑,在古都西安,就有这么一家建筑劳务企业早已使用一套完全匹配自身业务的管理系统,实现了工人管理直属化、成本数据化的精细化管理,成为行业的标杆企业。这就是——建筑劳务名企-西安齐万建筑劳务工程有限公司

西安齐万建筑劳务工程有限公司(以下简称“西安齐万”)成立于2010年,总部位于西安,是一家专业从事工业与民用建筑施工的一级劳务企业。公司成立十年来,积累了大量的施工管理经验,带出了一支具有较强的抗风险能力,能打硬仗的队伍。目前企业工人约有1600名,管理人员90名,年产值约1亿元左右,业务范围覆盖新疆、包头、兰州、西宁等城市。
西安齐万属于劳动密集型行业,具有工人流动性强、用工方式多样、从业人员素质参差不齐的特点。当时为了解决以上难题,西安齐万商务经理蒋伟一直在市面上寻找建筑行业的信息化系统,但效果并不是很好。

后来在钉钉应用推荐中了解到松鼠云平台,说出了困扰企业至今的业务痛点:

工人流动性强,管理无痕迹
项目现场管理者在下达任务时是口头管理,没有依据与痕迹,出现问题后工人相互扯皮推诿。

用工类型多样化信息难传递,单据错误多字迹难辩认
现场管理人员在填写一些单子的时候,对合同/材料单价不太清楚,导致总部开具的单子和最早与项目现场班组长核定的单价不一致,后期导致结算问题。

财务一团糟、成本难量化、盈亏靠运气
在不同的城市,企业会承接很多项目,且很多项目是同时并行开展的。而每个城市的人工成本,原料成本都不一样。很多时候在项目做完后,财务根据项目花销,耗费大量时间核算成本后才知道该项目是赚钱还是赔钱。

通过松鼠云平台工作人员深入沟通后,蒋伟渐渐了解松鼠云,经过一段时间的试用后,认定这就是自己要找的解决方案。

最开始蒋伟试用松鼠云标准版,这个版本无需代码就可完成系统搭建。后来为了使用更高级的功能,便升级到松鼠云专业版。在代码方面蒋伟是零基础入门,但在松鼠云工作人员的热心帮助下,加上自己也不断摸索研究并学习一段时间后,实现了越来越多想要的功能,在松鼠云平台上很快就搭建好项目管理V1.0系统并上线,这让蒋伟欣喜不已,迫不及待地在公司开始推广起来。

作为一个建筑施工为主的劳务企业,在现场施工的业务场景无非是以下核心要素:

实名制管理模块--记录工人信息,以及合同登记,工人管理快捷方便

因企业在全国各地的项目多,工人多,如何把一千余名工人统一管理呢?蒋伟在实名制模块中,设置了“工人档案登记表”,管理员就可轻松记录不同项目组工人的信息,如身份证号码、本人照片与身份证照片、联系电话等。
(工人档案登记表)

若工人在项目实施后自身资料有所变动,如要换银行卡号或被调拨到其他项目。管理员只需在系统的“工人信息变更”,即可对工人信息进行调整,信息更新的更快捷。
(工人信息变更表)

很多现场工人因为某些原因自己没有银行卡。可由班组工人可向公司申请办理付款委托,管理员在系统中的“付款委托”表单填写相应数据,公司财务就可以把钱打给班组长,发放薪水有理有据。

(委托付款表)

蒋伟熟练使用松鼠云平台中的表单关联功能,将合同里面的单价跟班组月结算单上的单价进行关联当管理员在填报其他关于有关单价的表单时,系统会自动显示合同单价,无需管理员重复查找,保证数据的准确性。
(合同登记表关联零星用工单)

当施工项目材料更换时或合同的数据发生变化时,管理员可以在“合同变更”单及时调整合同数据。此时会松鼠云平台会自动触发审批流程,若审批流程尚未结束将提取不了相关资料,避免了产生无效数据。

(合同变单与流程)

班组结算模块-快捷记录工人考勤、零工、包工等过程,管理项目班组薪资结算全流程

班组考勤表单,各地项目管理员登陆松鼠云平台,在系统内用此表单记录项目现场工人每天作业的出勤情况。

(班组考勤表单)

项目会采用承包制或零星用工式,如现场材料清理时,管理层就可在系统用“零星用工”表单,详细记录在此过程中班组工人产生的零星用工明细以及金额。
(零星用工单)

在项目现场有员工违反规定时,各地项目班组管理者可及时用扣款单记录扣款详情,选择不同的扣款类型,让管理者合理管控项目赏罚分明。
(扣款单)

在设计班组月结算表单时,蒋经理通过写入代码,拓展了很多新功能。把很多表单都进行数据关联,避免了以往管理者在填写工程明细时,重复选数据项或者漏选数据项等弊端,杜绝数据误差。

(自写代码)

管理者在“班组月结算单”中选择成员名称后会自动显示该成员所有的零工明细、扣款明细。这时只需填入该成员的当月完成的工程量明细中的工程量与工作内容,系统会自动计算该成员本月完成工程量的金额合计以及企业本月最终应支付金额等明细,彻底解放财务人员双手,再也不用辛苦计算企业总部与各地项目班组、班组中的工人薪资。

(班组月结算单)

甲方结算模板-包括变更签证、月进度结算,解决以往项目现场最麻烦的账务核算问题
项目实施过程中,经常涉及项目变更。蒋经理在系统中搭建中把“变更签证申报”与零工单、突击单相关联。若这两个单子走完流程后判定属于甲方用工,系统则会自动生成申报表,让项目中特定的人员去完成变更。

甲方进度结算——方便管理层记录在项目现场过程中,甲方跟企业总部开的进度结算明细与项目施工过程中完成的费用、产值等相关数据。
(甲方进度结算单)

甲方合同信息——相当于一个合同登记,方便管理员把合同里面的内容与单价等明细记录在此表单内,让系统自动计算合同总价,节约人力成本。
(甲方合同信息单)

质量管理——助力项目管理员在现场监督项目质量并及时记录检查结果
使用系统内设置的质量检查记录单,最大的好处是管理员可在项目现场可直接用手机拍照,在附件上传短视频。并判断项目是否需要整改,并填入整改的要求、日期等信息。到了规定时间,手机会自动提醒总部管理层进行复核。与传统纸质版记录相比,大大节约了质量检查的时间。
(质量检查记录)

进度管理——方便总部主管对各个项目组的现场进度进行跟踪检查,实时掌控项目进展!
各地项目组的管理员可在项目实施时登录系统“月进度计划:表单,做好自己项目组实施进度计划。表单提交后,由企业总部的主管做监督,去核定此项目的实际完成完成日期与滞后原因,实时掌控项目进展!

(月进度计划)

安全管理模块——对项目现场安全事故、安全事故费用花销进行调查与记录、助力管理员在处理事故时随时核查资料

项目施工,安全第一!在安全员对各个班组在现场做安全培训课后,可登录系统的“安全培训记录“表单,填写本期培训的日期、培训内容参训人员并上传照片与视频,详细记录每场培训内容的情况。总部管理层及时检查安全管理员是否把工作落实到位。

(安全培训记录)

安全事故记录-由安全员来记录项目现场事故发生的具体情况,方便管理层与保险公司进行索赔
(安全事故记录)

安全事故费用记录-劳务企业在支付安全事故费用方面花销较高,在此表单中,总部管理员可详细记录安全事故处理过程中,所产生的各项费用的记录。
(安全事故费用记录)

自定义打印——自由设置打印模板,轻松打印出想要的效果
蒋经理在平台内设置好自定义打印模板后,轻松实现了符合公司要求的打印效果。各项目组管理员可在平台打印后及时交给商务部门,做好现金与月结算单等签收记录。
(自定义打印)

统计报表——让数据报表化,为企业经营决策作数据支撑

松鼠云平台核心的功能,就是把想要的数据通过报表功能展示出来。通过配置后可以在登录工作台时,及时看到最关系的数据模块。


(配置后的松鼠云工作台)
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