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海南天力神:轻松管理500人,再也不用为审批发愁

海南天力神:轻松管理500人,再也不用为审批发愁
回想起4年前,海南天力神技术负责人俞先生感慨当时选择松鼠云是一个正确的决定。

因为当时随着团队人数增加,业务增速加快,内部管理上已经有些跟不上节奏,出现了审批时间长、流程不规范等问题。

而如今,他所在的海南天力神生物开发有限公司(简称“海南天力神”)已经是一家大型粮油贸易经销商,团队有500多人,服务品牌包括有金龙鱼、香满园、海天、莺歌海、红荔酒等。

俞先生对松鼠云大加赞许,“有显示待办,审批1至2天就可以走完流程。”

正是基于松鼠云流程模块的简单高效且灵活性强的特点,海南天力神在使用了松鼠云之后,一举扭转了内部管理混乱的被动局面,再也不用为审批发愁。

(海南天力神公司前台)

审批时间长、流程不规范

作为一家专注海南市场的经销商企业,海南天力神的业务人员根据负责区域不同,分布在各个市区县镇,员工分散,上下层级多。这样的弊端在于,一旦需要审批,就要级级提交,层层递进,等流程全部走完,产品销售的最佳时机已经错过。

“审批时间长,经常这个领导在,那个领导不在”,俞先生说。找不到负责审批的领导,就意味着整个流程很可能会卡在这里,影响公司决策。审批时间长的原因,除了忙于找人,还因为寄送文件也需要时间。

俞先生说,“以前三亚要审批某些文件就需要寄到总部,这样人工快递,就要4到5天。”如果恰好碰上负责审批的领导出差,那么急需审批的文件可能还要在快递架上多铺一层灰尘。更让俞先生感到头疼的是纸质填写内容不规范,公司人员众多,每个人填写的格式不一样,后面查找起来非常不方便。

针对这些问题,俞先生也在积极寻找解决方案,但都无果而终。另外,基于经销商企业的行业特性,决定了组织架构是从总部到区域,呈现树型发散状态,审批节点和文件都会很多,很难像互联网公司那样做到扁平化管理。

显而易见,海南天力神要做的,就是尽可能缩短审批过程的无效时间。于是,海南天力神推行无纸化办公的计划被提上日程。


现在审批仅需要一两天
俞先生对松鼠云可谓是“一见钟情”。2016年前后,俞先生通过钉钉的应用中心找到松鼠云,第一次使用松鼠云,就决定把松鼠云作为公司实现无纸化办公的重要工具。

而松鼠云也没有让俞先生失望,借助松鼠云搭建的模块,海南天力神从过去靠脑靠笔记录的管理方式,快速转变成无纸化办公。

以员工转正申请为例,在过去,因为公司层级复杂,分为总部和区域,大区域又可以划分出很多小区域。如果有员工转正,就会审批节点多,流程复杂。

但现在,用松鼠云搭建好模块后,员工转正就可以按业务线自动走流程,在线上就完成了转正审批,大大节省了时间。

俞先生拆解了员工转正申请流程模块,他说,“这个模块分为营销和后勤,然后又分总部和区域,另外还有一条部分经理特殊线。”

(员工转正申请流程)
同时,在文件审批方面,过去要通过纸质文件层层递交,格式不规范,流程时间长。但现在,文件再也不用寄来寄去,所有审批都可以在松鼠云系统上完成,节省了快递寄送过程中的无效时间。

相比较以前审批文件的拖拉,现在通知有显示待办,两天内就可以完成审批。

(审批通知)
除此之外,审批通知还将自动发到相关负责人的钉钉上,保证公司管理层知晓员工的动向。

而这一切都要得益于松鼠云提供的无纸化办公场景。

对一家经销商企业来说,从品牌厂家进货,到各级经销商分发,再到线下商场、超市销售,业务流程长、环节多,如何在组织结构复杂的情况下,保证公司内部高效运转,这其实是企业管理上的一大难题。

海南天力神也深知此,俞先生坦言,“我们用松鼠云这么多年,主要想实现无纸化办公,流程速度走得更快一点。”

而从目前来看,海南天力神已经发展成为一家有500多人的大型经销商,并在不断壮大,也佐证了当年选择松鼠云是一次正确的“牵手”。

写在最后
海南天力神使用松鼠云已超过4年,在此期间,虽然公司业务流程经历过几次调整,但松鼠云都能很好地满足不同业务场景的需求。

俞先生解释道,“今年我们业务流程大整改,现在进行第二次优化,所以现在只能看到审批流程,未来还会根据业务变化做第三次调整。”

寥寥数语,但掷地有声,足以看出海南天力神业务发展与松鼠云的紧密联系。总的来说,海南天力神需要松鼠云,松鼠云也值得被更多经销商企业拥有。
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