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40天构建企业费控系统,传媒龙头企业节约近百万开发费

白熊求职“超车”成行业典范,在线教育信息化快人一步 ,松鼠云社区
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项目背景和客户痛点
40天构建企业费控系统,传媒龙头企业节约近百万开发费

2020年这场突如其来的疫情,打乱了人们生活的节奏,无论是传统行业还是互联网行业都受到了较大冲击,大量中小企业面临破产危机。

疫情对广告传媒行业也同样造成很大的影响,无论是大品牌在市场上投放资源力度的减少,还是已签合作项目的延迟执行,都加大了传媒行业的经营压力。

面对逆境,企业修炼内功是大势所趋。如何快速调整内部管理的流程,提升企业的运转效率;如何在项目执行中,更高效准确地控制费用支出,使得项目执行成本在管控上减轻经营压力,这些措施将是传媒企业在疫情影响之下得以生存的关键。

下面让我们深度解析一下,传媒龙头企业淳博传播是如何利用松鼠云进行项目费控管理的。

为高端奢侈品牌服务的传媒企业——淳博传播

淳博(上海)文化传播股份有限公司(简称淳博)成立于 2010 年,约有员工1000人,是一家专注于提供内容与数字营销、品牌创意、公关活动等服务的整合营销服务提供方。企业为快消与时尚领域、以及各类高端奢侈品类客户提供的营销传播服务,合作品牌包括:多芬、力士、Dior,**魔丽迅白等,先后荣获艾菲奖、金投赏、虎啸奖、金旗奖等多项大奖。

即使身为行业翘楚,在发展的历史长河中,也曾遇到不少挑战。淳博原有的“资源管理系统”,与公司现今业务快速扩张之间的矛盾日益凸显。
淳博负责人与松鼠云项目经理讲述了如下历史问题:

无法控制费用预算,纸质报销单难保存易丢失
以往的项目报销申请单是业务员用纸质来填写,上级收到报销申请单后,不能即刻了解项目是否已超限定预算,且纸质单据不易保存。

没有线上业务审批流程,影响审批时效,工作费时费力
员工建立单据后,无法及时给领导审批,项目进度易延误。而项目启动后流程环环相扣,费用申请需层层审批,员工与领导要填多张表,才能完成工作。

付款流程入口散乱,数据更新不及时,延误工期
项目要完整交付,往往会涉及多份合同、多次付款、多次开票的情况。修改价格后,成本数据不及时更新,合同与付款状况不能实时跟踪,造成项目损失。

项目完工状态更新慢有延迟,项目成本支出难管控
一个项目已到完工状态,管理层却并不能实时了解。当其他员工再次对此项目提交报销或付款申请时,管理层不能及时判断是否可以审批通过。

没有专业财务报表,部门与项目花销费用不透明
项目支出费用大,管理层却不知道钱花到了何处,项目的收入与支出没有即时数据报表展示,控制公司的各部门与项目的日常支出很不方便。

松鼠云平台,为淳博专项定制开发系统,打破业务与项目费控之间的壁垒
松鼠云项目经理欧红生,经过多次与淳博负责人的深入交流与调研,按照公司实际业务流程,重新构建项目费控管理、项目立项、财务请款、预算管理体系,定制开发一个可以实现移动智能审批,业务能力、管控能力更强大的信息化系统——“项目费控”系统。新的系统与公司旧系统全面打通。支持数据无缝衔接,实现了项目各项收入与支出的管控。

相关系统数据高度集成,消除信息孤岛

松鼠云丰富的数据接口,将原“资源系统”内的人员与 “项目费控系统”的人员关系做好一一对应。当项目部的业务员填写项目立项申请单后,松鼠云平台系统会自动检索两个系统人员对应关系,为业务协同奠定基础。
(项目立项申请表)
(项目人员对应表)

报销金额有限定,避免同项目多次报销

在松鼠云平台上,搭建应用时可以设置相关业务规则,表单内可依据报销金额不能超预算金额原则,设定每个项目限定报销金额。业务员提交报销申请单时,会自动校验报销金额,当报销流程结束后,管理层在项目进度表,可看项目的整体支出情况,方便对项目进行快速管理。

(报销申请表)

创建智能审批流,实时获取待办工作流
项目经理根据淳博传媒实际的项目流转,创建了智能审批流。当业务员在“项目费控系统”提交“项目立项申请单”后,松鼠云系统会自动触发相应的审批节点,而后项目相关的人员会依次收到系统推送的审批消息。项目立项表费用详情可多次修改,自动计算各项明细,当项目相关的审批流程走完后,会自动把数据对接到“资源系统”, 项目立项不再延误。

(项目立项申请表)

   (项目立项申请流程)

统一规范线上处理,强化项目管控能力

项目启动少不了要采购相关物料。当“资源系统”的员工建立采购任务单后,松鼠云平台的系统也会建立一个采购单,用与对接相关数据记录,供应商的合同流程审批后,系统会及时把供应商实际的合同金额传送到“资源系统”里面去。再复杂的流程,松鼠云也能理得清。
(供应商合同审批流)

当多项目同时并行,一个项目付款申请单与合同挂钩,涉及多期付款,每一期只能走一次付款申请。在 “项目费控”系统中,只需员工填报付款申请单时,选择对应合同单、以及合同里对应的支付阶段。那么在付款流程结束后,该项目的付款数据就会自动带入成本进度表中。若已发起过该阶段的付款流程,系统则会给出提示,避免多次支付钱款。

(付款申请表)

成本管理线上化,项目状态可动态更新

通过松鼠云开放的接口,当“资源系统”推送完工数据到松鼠云后,“项目费控”系统自动变更项目状态为已完工。项目状态一旦为完工后,则不能再走相关项目的支出报销流程,方便控制成本支出。
(项目完工申请表)

项目执行过程中涉及的供应商合同、付款单、报销单走完审批流程后,“项目费控”系统会及时自动更新各项支出金额。在松鼠云报表上成本使用进度与项目状态清晰可见,财务再也不用翻找历史记录。
(成本使用进度表)

成本明细表,可按月统计每个项目每个月的支出成本,还可以针对报销单、付款单的盖章时间来计算相应支出,成本明细表数据一目了然。
(成本明细表)

收入确认表,可按月统计每个项目每个月的收入数据,设置好计算规则后,系统即可自动计算各项数据,月底解放财务人员双手,再也不用辛苦计算收入!

(收入确认表)

多维度财务报表与看板,全盘监控分析项目

项目管理报表线上详细记录每个项目收入、成本支出的汇总数据,以及各部门的收入、成本支出明细。通过统一的管理标准与业务规范,实现项目费控报销的无纸化,各项目收支明细清晰可见。

(项目管理报表)

项目费控系统价值总结
通过松鼠云系统的拓展兼容能力,完成企业的新老系统的对接,实现了对原有管理系统的功能补充,助力淳博传播实现了业务标准化、流程规范化、管控数据化。

业务标准化
统一费用申请入口及管理标准,实现业务管理统一规范,提升企业管理水平。

流程规范化
统一了企业请款流程统一入口,梳理优化了多项目、多付款、多合同审批流程,报销全程去手工,实现标准化、规范化线上处理,让业务自动流转,提高数据流转的速度及企业内部的办事效率。

实现从费用预算、项目立项到付款、完工数据的对接及分析线上处理,项目成本支出规范化,强化财务管控能力。

管控数据化
通过多维度、高性能的动态数据分析工具,让数据辅助决策,实现决策数据化,让管理决策更高效。

这三个方面的优化,让管理者与员工的满意度显著提高。

客户感言

项目费控管理系统是公司项目信息化系统的重要组成部分,为了保证企业信息化业务数据的完整性、统一性。松鼠云平台按照我们实际的业务流程,为我们定制开发了“项目费控系统”,此套系统实现了与原有外部“资源系统”的无缝集成,让公司系统拥有数据共享能力,提升数据流转的速度以及员工的办事效率,为我们节约了大量时间成本。
                              ———淳博(上海)传播股份有限公司负责人
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