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看中石化广西来宾石油分公司如何提升任务管理效率

看中石化广西来宾石油分公司如何提升任务管理效率

自2020年以来,商务部公布了一系列的深化改革开放措施,为石油市场创造了更宽松的营商环境和准入门槛。企业将有更多的机会能够获得原油及成品油的销售及仓储资质,随着更多的企业将参与其中,这势必会激发市场竞争局面。


此政策颁发以来, 一批具有前瞻意识的管理者,深知要把握这个机会窗口,在面对即将来临激烈的市场竞争中,加快实施信息化创新驱动战略,优化管理流程从而使成品油市场发展格局迎来新变化。

如何让所管辖企业加速实现管理信息化,一步步地推动企业做好数字化转型,改变石化行业传统的管理工作模式,在未来的市场上运营中拥有更大的领先优势呢?这让中石化广西来宾石油分公司的管理层困惑不已。

中国石化销售股份有限公司广西来宾石油分公司,成立于2012年,目前在职员工400多人,是广西省来宾市最大的成品油销售企业,也是气源最丰富的天然气经销商。企业经营范围涵盖汽油、柴油、天然气、润滑油、燃料油直批零售等销售业务。

对于一个已发展多年的传统老牌石油企业来说,每天需完成的任务多而繁重。而以往的任务管理模式不仅传统滞后,还会遇到各种各样无法避免的难题:

员工每天必须提交日报至领导处,费时费纸张
每天工作开展前,员工必须提交日报,包括一天的工作安排、工作类别、工作携带附件等。贴相关附件要额外多浪费纸张,并且要等待上级审核通过后才能开展工作。

审批进度无法跟踪,领导亦不知有多少待处理日报
领导每天不仅需审批大量纸质日报,还要对员工日报进行打分,填写审批意见后,再传给员工。但管辖部门多,会遗漏了一些员工日报没有审批。

建立任务派发单需经过多人填报,但流转节点不明
石油公司每项任务,都需由填报人发起专门的任务派发单,再让专属的部门和员工承接工作。但一项任务不是仅仅靠一个部门就能完成所有工作,还需要多片区经理与员工共同协作。如何让处于任务节点相关员工及时填报并审批工作相关信息,填报人却不得而知。

任务单需在一定期限内完成,无法及时催办相关方
在片区经理审批任务派发单后,会生成相关任务单。该任务单需由经办人进行审批,并评估任务完成期限。并在任务期限的前三天去提醒相关方。但是经办人每天面临那么多任务单,每个任务的期限也不一样,不能次次都及时提醒他人。

任务状态不能实时知晓,出问题后不能立即上报
经办人需监控任务的执行状态,并实时记录任务进度。但石油企业的执行任务难度高,执行的过程中,经常会有各种突发问题,需反馈给上级,上级再给与明确指示。当员工在拍照后,上级还要从众多任务单中抽调信息,才能对应给出解决方法。

任务单据多,管理层无法根据任务完成度考核打分
任务完成后,管理层需给每项任务打分,但是每天面对的单据很多,如何根据工作内容与完成状况,但如何进行多维度进行任务评估,合理、公正地给员工打分,让管理层犯难。

第一次接触到了松鼠云平台

在2020年一个下午,来宾石油分公司管理层无意间通过钉钉应用市场,第一次接触到了松鼠云平台。

通过与松鼠云运营人员深入沟通后,得知松鼠云平台是一款推动企业数字化转型的低代码应用服务引擎,能根据企业本身的业务需求,快速构建企业核心业务系统与流程平台,还能提供专属定制服务。

这样的平台让来宾石油分公司管理层感到非常好奇,在以往的认知中,市面上的油企管理系统都是已经开发好的,让员工去根据适应系统。而在松鼠云,系统居然可以自由搭建?

于是,在运营人员的引导下,试用过松鼠云一段时间后,来宾石油分公司管理层深深的感受到松鼠云平台敏捷的系统开发能力,决然选择了松鼠云作为部署企业信息系统的专属平台,并签订了定制化开发系统的合同。下面,让我们来看看这个系统是怎么支撑中石化来宾石油分公司任务管理工作吧。

全面定制开发任务管理系统,是助力来宾石油分公司走向数字化转型的第一步
(来宾石油第一期的任务管理系统)
日报表单——每日工作实时记录,开启在线化办公模式

员工可在系统内的日报表单中,每天录入日报时,系统会自动带出该员工姓名、所属部门、以及任务创建时间。发起人只需填写日报所属日期、领导批示人、工作内容、工作类别、该项任务的相关附件,一并上传后,系统会自动提交至领导处。

(日报)
当领导批示后,系统会自动把领导批示的工作评价、审批意见回写到该员工的日报中。员工即可在原日报表中,直接查看领导的指示信息,无需二次沟通。

日报审批单——系统自动提醒领导所有待处理的员工日报,杜绝遗漏处理

任务管理系统会甄别日报表单中不同的领导姓名,把尚未审批的日报自动汇总并推送至各领导处,让相关领导审批处理。

如多名员工在填写日报时, 都在“领导批示”处选择了“领导A”。当该名“领导A”登录系统后,会看到所有日报,领导可集中时间段统一处理日报,减少工作量。

(领导登录后,可见所有日报详情)
每天12点-16点,任务管理系统会自动判断是否有待审批未处理的日报。如果有待审日报,系统会给领导发送提醒信息,再也不用担心遗漏相关日报审批。

(日报审批单)
任务派发单——及时选择合适的经办人处理任务,审批快捷高效

油企的员工需要经常外出至不同片区的加油站做任务巡检,在执行任务之前,都需要由一名填报人制定详细的派发单。现在填报人在任务管理系统中点击新增任务派发单,系统会自动带出该填报人所属部门与任务创建时间。

而填报人只需输入任务分配详情、任务完成期限等信息,任务派发单即可完成创建,系统也会自动把该派发单提交至相关片区经理处。

(填报人新增任务派发单)

每个片区的经理,登录系统后会看到不同的填报人提交上来的相关派发单。片区经理可根据每项任务难度与等级,选择合适的任务经办人,写入相关意见并审批任务,再抄送给上一级领导查阅审批,减少上传下达时间,提高工作效率。

(片区经理审批的任务派发单)

任务单——内置一键催办按钮,及时提醒经办人执行任务,再也不担心延误工作

当任务派发单相关流程结束,系统会自动生成新任务单。相关经办人可在系统内对每项任务做审批处理,开展执行相关工作。而系统也会根据经办人每天完成的任务执行记录,在该任务单内自动生成任务的详情数据。

系统还可自动判断该项任务最后完成期限,若快到截至时间还未完成任务,会自动提前三天提醒经办人,催促其快速执行任务。

(任务单)
另外,当任务填报人在查看任务进度时,如果发现经办人没有处理当前任务,也可以直接点击催办按钮,经办人会马上收到任务的催办提醒信息,再也不用担心拖延任务进度。

任务执行记录——随时记录执行过程中的关键信息,工作有交代,事事有反馈

想要在任务执行的过程中随时记录重要信息?经办人只需在系统中新增任务执行记录表单,即可查看关联好的任务单以及任务完成期限,填写当前任务的完成进度、及时记录该阶段存在的问题。随时拍照上传图片,实时向上级反馈重要问题。

  (新增任务执行记录)
任务考核打分——全面评审任务完成质量,评分公平有理有据

每项任务完成后,领导层需要多维度考核各项任务执行的质量,公平公正打分。
现在,领导层只需再系统内的任务考核打分表单中,查看每项考核打分表中关联好的任务单,根据具体的任务内容、任务完成期限、任务完成详情,填写评定意见与评定级别,轻松完成每项任务评分。

(任务考核打分)

任务执行报表——内置多种可视化数据分析工具,科学度量任务的进度与质量

松鼠云平台中有专业的数据分析工具,内置多种类型图表。管理者在系统中只需选择好图表类型,拖拽相应数据源后即可形成任务报表。还能自定义报表的范围和维度,让每项任务的实时近况一目了然,帮助管理层提升任务管理的数据分析能力。

(任务执行报表)

任务管理系统总结

在松鼠云平台定制开发的任务管理系统中,各级领导和员工不仅可以在线处理各类任务单,还提高了企业内部沟通效率,并以高效、高质完成任务为导向,有效管控了任务执行进度和完成质量。确保每项任务都能有条不紊地实施执行,开启了石化行业高质开展任务管理工作的新局面。

基于行业的特殊性,石化企业的管理十分复杂,要想找到完全符合自身业务的系统绝非易事,而在松鼠云不仅能准确解析石化企业核心业务的场景化痛点,还有能力将平台技术与业务需求相融合,开发真正有价值的行业场景化解决方案。松鼠云——就是那个“懂行人”。
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